Die Landesregierung hatte mit dem Aufstellungserlass zum Haushalt die Ressorts aufgefordert, ab dem 01.01.2024 bei neuen Baumaßnahmen nur noch 80 % des anerkannten Büroflächenbedarfs zu realisieren. Im Finanzministerium ist man schnell unterwegs: In der Finanzverwaltung werden Planungen für Um- Neu und Erweiterungsbauten gestoppt, um Umplanungen im Sinne dieser 80%-Regelung vornehmen zu können.
Die Landesregierung hat die allgemeine Flächenreduzierung auf 80 % mit den Möglichkeiten von „Shared Offices“ und ähnlichen veränderten Nutzungsoptionen begründet. Tenor: Es sind nie alle Beschäftigten gleichzeitig an ihrem Arbeitsplatz in der Dienststelle. Daher kann eine Nutzungsteilung der Räumlichkeiten und der technischen Einrichtungen erfolgen, die in der Folge insgesamt (mindestens) 20 % Fläche einspart. In dieser Berechnung sind die Folgen „Mobiler Arbeit“ noch nicht enthalten. Der zusätzliche Bedarf für „Working Space“ aber auch nicht. Der BLB hat entsprechende Regelungen in seinen Rahmenerlass aufgenommen.
In der Finanzverwaltung will man die Einsparung von Flächen nicht erst bei Neubauprojekten realisieren. Vielmehr will man bestehende Projekte stoppen, um mit Umplanungen einen frühzeitigen Vollzug der neuen Raumvorgaben zu realisieren. Mehrkosten und Verzögerungen werden zugunsten langfristig erzielbarer Kosteneinsparungen in Kauf genommen.
Gleichzeitig soll geprüft werden, in welchem Umfang flexible Raumkonzepte für ein Projekt „Working Space“ bzw. für neue Arbeitsformen bereitgestellt werden können bzw. in die Planungen mit einfließen müssen. Nach Auffassung der DSTG ein Widerspruch: Erst wird der Flächenbedarf gekürzt, dann die Büros abgemietet oder erst gar nicht gebaut, dann geht man auf die Suche nach Büroraum für neue Arbeitsformen. Dabei sind die erforderlichen Rahmenbedingungen für „Shared Offices“, z.B. die aktenfreie Bearbeitung oder ein interaktives Raumbelegungssystem, bei weitem noch nicht geschaffen. Aktuell und in naher Zukunft sieht die DSTG wenig Spielraum für Flächeneinsparungen. Ja, „Mobile Arbeit“ ist ein Erfolgsmodell. Aber auch deshalb, weil die Beschäftigten in ihrer Dienststelle noch über einen eigenen Arbeitsplatz verfügen. Und ob die Vorzüge der kurzen Wege bei „Mobiler Arbeit“ auf lange Sicht den Erfahrungsaustausch und die Teamarbeit in der Dienststelle ersetzen können, ist bisher noch offen. Schließlich steht derzeit ja auch die Organisationsstruktur der Finanzverwaltung auf dem Prüfstand. Mit Folgen für die Ablauforganisation im Land.
Wechselnde Arbeitsplätze sind nicht generell problematisch. Solange aber noch Steuer- akten die Finanzamtswirklichkeit dominieren, wird das nichts mit dem täglich wechselnden Arbeitsplatz. Und wann das mit einer echten E-Akte klappt, weiß vermutlich nicht einmal mehr die bundesweite KONSENS-Arbeitsgruppe. In Wirtschaft und Industrie werden offene Bürokonzepte aktuell kritisch hinterfragt. Das Land NRW hingegen fängt jetzt erst an, den Büroraum von morgen für ein nicht geprüftes Arbeitsmodell von heute (oder gar gestern?) zu planen. Und das alles mit dem Ziel, möglichst schnell möglichst viel Geld einzusparen. Die Rolle der Mitarbeiter, deren Ansprüche und Bedürfnisse treten dabei anscheinend in den Hintergrund. Keine gute Vorgehensweise. Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber hat immer auch was mit der Zufriedenheit mit der Arbeitsumgebung zu tun. Einsparungen können da teuer werden.
